KI Brains Lösung

Gebäudemanagement

Digitale Prozesse für Gebäudeverwalter – von der Rechnungsverarbeitung bis zur Zählerstandserfassung.

Zur Übersicht ↓
Inhaltsübersicht

Vier Anwendungsfälle

Modulare Lösungen, die ineinandergreifen.

📄

Datenvorbereitung

Dokumente hochladen, strukturieren und für die Weiterverarbeitung aufbereiten.
📊

Zählerstände für Excel

Zählerstände aus NOVA abrufen und als Excel-Export bereitstellen.
📷

Zählerstand erfassen

Zählerstände per Foto erfassen und automatisch auslesen lassen.
🏢

Gebäudeübersicht

Zentrales Dashboard für Objekte, Termine, Verträge und Berichte.
🔒

Sicherheit & Server

Architektur mit lokalem Server, Webserver und API-Anbindungen.
UseCase 1

Datenvorbereitung

Dokumente hochladen, automatisch strukturieren und prüfen.

1. Login
↓
2. Dateien hochladen
↓
3. Prompteingabe des Nutzers
↓
4. Dokument wird verarbeitet
Excel, PDF, Word, Textdatei
↓
5. Daten werden strukturiert
↓
6. Struktur wird dargestellt
↓
„Ist die Struktur korrekt?"
↓
✗ Nein
Korrektur beschreiben
z.B. „Fälligkeit fehlt"
↑
zurück zu Schritt 5
✓ Ja
Sensibilität einordnen
Buchhaltung, Öffentlich, etc.
↓
7. Daten speichern &
Rechnungen generieren

Beispiel: Rechnung eines Malers

Malermeister Michael Müller
Bunte Straße 71 · 87654 Neustadt
Tel: 0123 456789 · info@maler-mueller.de
USt-IdNr.
DE123456789
Malermeister M. Müller · Bunte Str. 71 · 87654 Neustadt
Herr XY
Musterstraße 1
01234 Musterstadt
RECHNUNG
Rechnungsnr.: 2026-0042
Datum: 01.01.2026
Pos. Beschreibung Betrag
1 2x Farbe (Berliner Str. 7) 221,00 €
2 1x Decke streichen (Berliner Str. 7) 240,00 €
3 1x Tapeten und Kleister (Marktplatz 1) 156,00 €
4 1x Tapezieren (Marktplatz 1) 240,00 €
Netto:857,00 €
MwSt. 19%:162,83 €
Gesamt:1.019,83 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen · IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 · BIC: COBADEFFXXX
↓
📋 Strukturierte Daten
── Allgemeine Daten ──

Empfänger:
Herr XY
Musterstraße 1
01234 Musterstadt

Rechnungssteller:
Malermeister Michael Müller
Bunte Straße 71
87654 Neustadt

Rechnungsnr.: 2026-0042

Datum: 01.01.2026

Fälligkeit: 15.01.2026

Kategorie: Malerarbeiten

Netto: 857,00 EUR

MwSt. (19%): 162,83 EUR

Gesamt: 1.019,83 EUR


── Positionen nach Objekt ──

📍 Berliner Str. 7, 87654 Neustadt

   • 2x Farbe – 221,00 EUR (Material)

   • 1x Decke streichen – 240,00 EUR (Dienstleistung)

   Zwischensumme: 461,00 EUR


📍 Marktplatz 1, 87654 Neustadt

   • 1x Tapeten und Kleister – 156,00 EUR (Material)

   • 1x Tapezieren – 240,00 EUR (Dienstleistung)

   Zwischensumme: 396,00 EUR
{ } JSON-Struktur { "rechnungsnummer": "2026-0042", "datum": "2026-01-01", "faelligkeit": "2026-01-15", "kategorie": "Malerarbeiten", "empfaenger": { "name": "Herr XY", "strasse": "Musterstraße 1", "plz": "01234", "ort": "Musterstadt" }, "rechnungssteller": { "firma": "Malermeister Michael Müller", "strasse": "Bunte Straße 71", "plz": "87654", "ort": "Neustadt" }, "betraege": { "netto": 857.00, "mwst_satz": 19, "mwst_betrag": 162.83, "brutto": 1019.83 }, "objekte": [ { "adresse": "Berliner Str. 7, 87654 Neustadt", "positionen": [ { "beschreibung": "Farbe", "menge": 2, "betrag": 221.00, "typ": "Material" }, { "beschreibung": "Decke streichen", "menge": 1, "betrag": 240.00, "typ": "Dienstleistung" } ] }, { "adresse": "Marktplatz 1, 87654 Neustadt", "positionen": [ { "beschreibung": "Tapeten und Kleister", "menge": 1, "betrag": 156.00, "typ": "Material" }, { "beschreibung": "Tapezieren", "menge": 1, "betrag": 240.00, "typ": "Dienstleistung" } ] } ] }
Mensch prüft, Mensch entscheidet
Die KI schlägt eine Struktur vor – die finale Freigabe liegt beim Nutzer.
UseCase 2

Zählerstände für Excel

Zählerstände aus NOVA abrufen und als Excel bereitstellen.

1
Login und Objekt auswählen
↓
2
Zählerstände via NOVA-API abrufen
↓
3
Excel-Vorlage auswählen
↓
4
Excel generieren
↓
5
Download oder direkt per Mail versenden

Ablauf im Detail

📍 Objektauswahl

z.B. Berliner Str. 7 – alle zugehörigen Zähler werden geladen.

🔌 API-Anbindung

Automatischer Abruf der aktuellen Stände aus dem NOVA-System.

📋 Vorlagen

Eigene Excel-Vorlagen hochladen oder aus vordefinierten Formaten wählen.

📧 Versand

Direkte Mail-Anbindung für schnellen Versand an Auftraggeber.

UseCase 3

Zählerstand erfassen

Foto hochladen, KI liest aus, Nutzer bestätigt.

📷 Zählerstand erfassen

📸
Foto hochladen
oder Kamera öffnen
⚡ KI hat erkannt: Zähler #48291

So funktioniert's

1
Bild hochladen

Foto vom Zählerstand aufnehmen oder aus der Galerie wählen.

2
KI-Verarbeitung

Das Bild wird analysiert. Zählernummer und Stand werden automatisch erkannt.

3
Werte anzeigen

Erkannte Daten werden im Formular vorausgefüllt.

4
Prüfen & Korrigieren

Nutzer überprüft die Werte und kann bei Bedarf manuell anpassen.

5
Speichern

Mit einem Klick wird der Stand in der Datenbank gespeichert.

Entwurf ≠ Wahrheit ≠ Freigabe
Die KI schlägt vor – der Mensch prüft und gibt frei.
UseCase 4

Gebäudeübersicht

Zentrales Dashboard für alle Objekte und Prozesse.

📊 Dashboard
📄 Berichte
📅 Termine
👤 Ansprechpartner
📝 Verträge
💶 Rechnungen
📥 Daten importieren

Dashboard – Berliner Str. 7

12
Offene Aufgaben
3
Termine diese Woche
8
Neue Rechnungen
Vorgang Kategorie Datum Status
Malerarbeiten Wohnung 3 Rechnung 28.01.2026 Prüfung
Zählerablesung Q1 Termin 01.02.2026 Geplant
Wartungsvertrag Heizung Vertrag 15.01.2026 Aktiv
📊 Dashboard

Überblick über alle Objekte

💶 Rechnungen

Erstellen via UseCase 1

📥 Import

Je nach Nutzerrolle

📝 Verträge

Je nach Nutzerrolle

Infrastruktur

Sicherheit & Serverstruktur

Lokale Verarbeitung sensibler Daten, hohe Verfügbarkeit für Anwendungen.

Externe Dienste
🏢

NOVA

Zählerstand-System

🌸

Flowwer

Rechnungsverarbeitung

API
↕
API
↕
Server-Infrastruktur
🖥️

Lokaler Server

LLM + API

KI-Verarbeitung
←
API
→
☁️

Webserver

Anwendungen + Datenbank

Hohe Verfügbarkeit

🖥️ Lokaler Server

  • ✓ LLM-Modell läuft lokal
  • ✓ Sensible Daten bleiben intern
  • ✓ API zu NOVA & Flowwer
  • ✓ API zum Webserver

☁️ Webserver

  • ✓ Gebäudeverwaltung
  • ✓ Zählerstandserfassung
  • ✓ Datenbank
  • ✓ Immer erreichbar
💡 Hinweis: Die Datenbank kann alternativ auf dem lokalen Server betrieben und per API angesprochen werden – mit möglichen Geschwindigkeitseinbußen und höherem Konfigurationsaufwand.
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